Những lưu ý người đi thuê văn phòng cần biết

22-06-2021 15:45:43

Những lưu ý người đi thuê văn phòng cần biết

Bạn được công ty giao cho nhiệm vụ khi đi thuê văn phòng nhưng chưa biết bắt đầu tư đâu. Thật ra để tìm được một văn phòng ưng ý cũng không phải là điều quá khó. Sau đây là những điều cơ bản bạn nên biết trước khi bắt tay vào tìm kiếm văn phòng thuê. 

1. Xác định mức ngân sách 

Nếu là chủ doanh nghiệp bạn có thể biết được mức ngân sách mình muốn chi trả để thuê văn phòng, tuy nhiên nếu chỉ là nhân viên bạn cần phải hỏi sếp của mình để xác định được mức ngân sách tối thiểu và tối đa mà công ty có thể chi trả. Hiện nay không khó để biết mức giá thuê tính theo mét vuông hoặc tính theo chỗ ngồi, từ thông tin này bạn có thể thiết lập mức ngân sách đề xuất cho ban lãnh đạo dựa trên tổng số lượng nhân viên của công ty.

Nên hỏi ban lãnh đạo về ngân sách thuê để nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp

2. Thời gian thuê

Thông thường các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp ưu tiên cho thuê dài hạn từ 1 năm trở lên. Tuy nhiên cũng có nơi chấp nhận cho thuê 6 tháng. Tại một số Co-working space người ta còn cho thuê theo ngày, tháng, thậm chí là theo giờ. Thời gian thuê cũng quyết định mức giá phải trả, nếu thuê dài hạn công ty bạn có khả năng nhận được mức chiết khấu tốt hơn.

3. Địa điểm

Nếu liên hệ với các môi giới bất động sản, thông thường câu đầu tiên họ sẽ hỏi bạn rằng bạn muốn thuê văn phòng ở địa điểm nào. Các vị trí trung tâm thành phố bao giờ cũng có giá đắt đỏ hơn các vị trí xa trung tâm. Tuy nhiên tùy vào đặc thù ngành nghề mà bạn chọn các vị trí khác nhau, đôi khi không nhất thiết phải chọn các vị trí gần trung tâm. Ví dụ nếu công ty bạn thuộc ngành sản xuất, văn phòng nên đặt gần các khu công nghiệp. Nếu công ty thuộc ngành dịch vụ, cần các địa điểm sầm uất,… bạn nên chọn đặt văn phòng ở các khu vực trung tâm. Ngoài ra một số công ty chọn địa điểm sao cho nhân viên của họ đi lại thuận tiện nhất. 

4. Các lưu ý cần kiểm tra khi thuê

1. Trang thiết bị 

Nếu bạn thuê văn phòng trống thì không cần thiết phải thực hiện bước này. Tuy nhiên nếu phần thuê bao gồm các trang thiết bị điện tử, bạn cần phải đảm bảo các thiết bị này hoạt động ở trạng thái ổn định. Ví dụ: hệ thống đèn, hệ thống máy lạnh, wifi, bàn ghế, máy in, điện thoại,… 

Trang thiết bị hiện đại giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn

2. Các công trình phụ

Ngoài ra, khi chọn thuê văn phòng bạn cần kiểm tra hệ thống nhà vệ sinh, khu vực để xe, điện nước,… có được cung cấp đầy đủ không.

Bạn nên lưu ý các công trình phụ đi kèm trước khi ra quyết định thuê

3. Thời gian làm việc

Mỗi một nơi sẽ có quy định thời gian làm việc khác nhau. Một số nơi sẽ không mở cửa vào thứ 7 và chủ nhật. Một số tòa nhà  lại đóng cửa vào lúc 11 giờ đêm. Vì vậy nếu công ty bạn cần làm thêm giờ, bạn cần phải nên tìm hiểu kỹ để để kế hoạch phân bổ thời gian làm việc hiệu quả. Nếu việc làm thêm giờ phát sinh thêm chi phí, bạn cần phải thương lượng với chủ tòa nhà để có mức giá thuê hợp lý nhất.

Kết luận: thuê văn phòng đòi hỏi nhiều loại thông tin khác nhau, vì thế bạn nên xác định kỹ nhu cầu của mình sau đó tham khảo trên nhiều kênh thông tin. Một cách phổ biến là bạn tìm kiếm thông qua các công ty môi giới bất động sản để được hỗ trợ thông tin, các thủ tục… nhằm tiết kiệm được thời gian của công ty.